Όλοι μας έχουμε έρθει στη στιγμή που πρέπει να συντάξουμε ένα email προοριζόμενο για τον προϊστάμενο μας ή κάποιον άλλον ανώτερο. Το λογικό είναι να τα βρίσκουμε σκούρα μιας που τελευταία φορά που ασχοληθήκαμε με σύνταξη κειμένου ήταν στο σχολείο ή σε κάποιο πτυχίο. Το να πείσεις κάποιον με τον γραπτό λόγο, είναι δύσκολη υπόθεση και θέλει εξάσκηση.
Αν κιόλας ασχολούμαστε με την εξυπηρέτηση πελατών ή προώθηση γραπτών email σε πιθανούς πελάτες, πρέπει να καταλάβουμε ότι η απόφαση τους βρίσκεται εν μέρει στα χέρια μας. Το να εστιάσουμε στο ζήτημα, να το αναλύσουμε χωρίς όμως να κουράσει, είναι μερικές από τις συμβουλές που μπορούμε να ακολουθήσουμε. Ορίστε λοιπόν 4 συμβουλές για να βελτιώσουμε τον γραπτό λόγο μας!
Δες επίσης: 4 λόγοι για να πεις και εσύ όχι στα greeklish!
4 tips για να βελτιώσεις την γραπτή επικοινωνία σου!
1) Μην απογοητευτείς από το ξεκίνημα
Σίγουρα στην αρχή θα ακούσουμε κάποια παράπονα ή και οδηγίες για το πως θα το κάνουμε σωστά. Αν βλέπουμε όμως ότι δεν υπάρχει κάποια εξέλιξη στα πρώτα μας βήματα δεν πρέπει να απογοητευτούμε. Σίγουρα η συνεχής ενασχόληση θα μας ανταμείψει απλά σε βάθος χρόνου. Ας δώσουμε ένα “οκ” στον εαυτό μας για τις πρώτες -όχι και τόσο- επιτυχημένες προσπάθειες μας. Δεν τα παρατάμε όμως, όταν πλέον πάρουμε το κολάι δεν θα μας σταματάει κανείς!
Δες επίσης: 10 Χαρακτηριστικά που οδηγούν στην επιτυχία!
2) Δημιούργησε το δικό σου blog
Μία παραπάνω βοήθεια για να βελτιώσουμε τον γραπτό μας λόγο είναι να δημιουργήσουμε το δικό μας blog. Υπάρχουν πολλά site και πλατφόρμες που μας προσφέρουν αυτήν την δυνατότητα δωρεάν με τα πιο γνωστά να είναι: το wix.com και το webnode.com. Έτσι μπορούμε καθημερινά να ανεβάζουμε τις δικές μας ιδέες, τα δικά μας άρθρα και να εξοικειωνόμαστε με την γραπτή επικοινωνία. Το να περάσουμε το δίκιο μας ή και να πείσουμε τον δέκτη του μηνύματος είναι ο βασικός μας στόχος. Για να το πετύχουμε αυτό θέλει εξάσκηση συνεχή και σε λίγο καιρό θα βλέπουμε ήδη την πρώτη εξέλιξη μας!
Δες επίσης: Πως να βρεις τον εαυτό σου μετά από μία αποτυχία!
3) Γράψε απλά και κατανοητά
Δεν υπάρχει λόγος να χρησιμοποιούμε βαρύγδουπες λέξεις χωρίς να μπορούμε να τις υποστηρίξουμε. Αν ο στόχος μας είναι να βελτιώσουμε τον γραπτό μας λόγο πρέπει να ξεκινήσουμε με τα βασικά. Να γράφουμε κατανοητά και απλά. Αυτός είναι ο νούμερο ένα σκοπός μας. Έτσι και θα περάσουμε το μήνυμα μας στον δέκτη και θα είμαστε σε θέση να εξηγήσουμε τα λεγόμενα μας αφού θα τα έχουμε καταλάβει πρώτα εμείς. Τέλος, θα μπορέσουμε να εστιάσουμε στο ζουμί της υπόθεση χωρίς να κάνουμε κύκλους.
Δες επίσης: 9 Τρόποι για βελτίωση της επικοινωνίας σου με τους άλλους!
4) Χρησιμοποίησε τεκμήρια
Για να δώσουμε βάση και υπόσταση στον γραπτό μας λόγο πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τεκμήρια. Αυτά μπορεί να είναι κάποια διαγράμματα, ευρήματα ερευνών ή οτιδήποτε άλλο μπορεί να τεκμηριώσει και να επιβεβαιώσει τα λεγόμενα μας. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα, να μην είναι εύκολο να αμφισβητήσουν τα λεγόμενα μας και άρα είμαστε ένα βήμα πιο κοντά στον στόχο μας. Μην ξεχνάμε επίσης ότι, ένα καλό προσχέδιο όπου θα οργανώσουμε τα επιχειρήματα μας και τα αντίστοιχα τεκμήρια, θα μας βοηθήσει στην ροή της σκέψης μας και στο πως θα καταστρώσουμε εν τέλει το τελικό κείμενο!
Δες επίσης: 5 TED ομιλίες που κάθε ιδιοκτήτης επιχείρησης πρέπει να δει!
Άλλες συμβουλές για τον γραπτό λόγο
Καλό θα ήταν να αποφεύγουμε το χιούμορ αφού μέσα από ένα μήνυμα είναι εύκολο να παρεξηγηθεί η πρόθεση μας και για παράδειγμα να το πάρει ο δέκτης ως προσβολή ή και ειρωνεία. Επιπλέον, μπορούμε να παρακολουθήσουμε κάποιες ομιλίες TED, οι οποίες σίγουρα θα αποτελέσουν μία έμπνευση για το κείμενο μας ή θα μας βοηθήσουν στο να γίνουμε καλύτεροι στην επικοινωνία. Τέλος, να θυμάσαι ότι μόνο αν προσπαθήσεις, θα πετύχεις και ότι το παραμικρό λάθος θα σε φέρει λίγο πιο κοντά στον στόχο σου! Γράψε απλά και μεστά!
